Работна група "Нефинансов сектор" представя проекта на Указания за адаптиране на информационните системи, обработващи финансова информация, на предприятията в нефинансовия сектор във връзка с въвеждане на еврото в Република България.
УКАЗАНИЯ
за адаптиране на информационните системи, обработващи финансова информация, на предприятията в нефинансовия сектор във връзка с въвеждане на еврото в Република България
- Цел на указанията
1.1. Настоящите указания са изготвени в съответствие с изискванията на Закона за въвеждане на еврото в Република България (ЗВЕРБ) и имат за цел предоставяне на насоки и методически указания за предприятията при адаптиране на информационните им системи, които извършват дейности с валутни единици и обработват финансова информация.
1.2. Указанията следва да осигурят безпроблемен преход към новата валута на информационните системи на търговците и да предотвратят възможни трудности и прекъсвания на дейността им след датата на въвеждане на еврото в Република България.
1.3. Всички промени, свързани с адаптиране на информационните системи за работа с евро на предприятията в нефинансов сектор, следва да бъдат съобразени с принципа на защита на потребителите, принципа на информираност, принципа на ефективност и икономичност, принципа на прозрачност и принципа на приемственост и автоматично превалутиране на суми от левове в евро.
- Общи положения и основни понятия, използвани в настоящите указания
2.1. „Информационни системи“ (ИС) са всички системи в едно предприятие, които извършват дейности с валутни единици и обработват финансова информация. . Информационните системи включват системи за управление на запасите, системи за управление на маркетинга и продажбите, системи за управление на отношенията с клиенти, онлайн платформи, софтуер за разплащания и други.
2.2. Адаптирането на информационните системи за работа с еврото е дейност по надграждане/развитие, разработка/изграждане или поддръжка на ИС.
2.2. Настоящите указания обхващат периода до датата на въвеждане на еврото, необходим за извършване на промени в информационните системи на едно предприятие във връзка с подготовката му за преход към новата валута.
2.3. „Дата на въвеждане на еврото“ е датата съгласно чл. 3 от ЗВЕРБ (датата, посочена в Решение на Съвета на Европейския съюз за приемането на еврото от Република България). Това е датата, на която еврото става официална национална парична единица и влиза в обращение в Република България.
2.4. „Официален валутен курс“ е курсът съгласно чл. 5 от ЗВЕРБ (неотменимо фиксираният валутен курс на лева към еврото, определен в Регламент на Съвета, приет в съответствие с чл. 140, параграф 3 от Договора за функционирането на Европейския съюз).
2.5. Автоматичното превалутиране в информационните системи от левове в евро се осъществява съгласно разпоредбите на чл. 12 и чл. 13 от ЗВЕРБ. По изключение от това правило възнагражденията и обезщетенията се превалутират в съответствие с чл. 12 и се закръгляват в съответствие с чл. 45 от ЗВЕРБ.
III. Дейности в периода на извършване на адаптаране на информационните системи към евро
3.1. Извършване на анализ и идентифициране на всички информационни системи на предприятието, които подлежат на адаптиране за работа с евро
3.2. Планиране на дейностите по адаптиране на ИС, като се идентифицират необходимите действия за обновяване на наличния софтуерен продукт, актуализиране и включване на нови функции, или закупуване на нов софтуерен продукт, както и се планират необходимите ресурси, отговорници и срокове.
3.3. Предприемане на необходимите мерки за адаптирането на ИС при отчитане на конкретните специфики, като:
- В случаите, в които данните могат да продължат да се съхраняват в националната валута, могат да бъдат преобразувани само, ако е необходима допълнителна обработка;
- В случаите, в които е необходимо преобразуване на съхраняваните данни, оригиналните данни следва да се архивират при спазване на принципите за защита на данните.
3.4. Верифициране на всички действия по адаптиране на информационните системи в предприятието, правилното им функциониране и съответствието им с разпоредбите на ЗВЕРБ.
IV. Препоръчителни действия по техническа подготовка на информационните системи
4.1. Проверка на съвместимостта на текущите версии на информационните системи с новите изисквания във връзка с обработката на данни, превалутирани в евро.
4.2. Обновяване на софтуера с версии, които да поддържат използването на евро, включване на нови функции към наличния софтуер или закупуване на изцяло нов софтуерен продукт.
4.3. Тестване на актуализирания софтуерен продукт за коректна работа с евро.
4.4. Актуализиране и проверка на всички бази данни, които съдържат данни, превалутирани в евро.
4.5. Адаптиране на информационните системи с цел осигуряване на възможност за електронни разплащания в евро.
4.6. С оглед прилагането на принципите на защита на потребителите, информираност, прозрачност, приемственост и автоматично превалутиране на суми от левове в евро, осигуряване на достъп и право на информация на всяко физическо и юридическо лице в период от една година от датата на въвеждането на еврото в Република България, относно паричните стойности в левове на неговите имуществени права и задължения към датата на превалутиране. Лицата, извършили превалутиране по реда на ЗВЕРБ, предоставят информацията безплатно в 7-дневен срок от поискването.
4.7. Актуализиране на образците на документи, договори, счетоводни документи и други, като бъде включена новата валута евро.
4.8. Създаване на готовност за обозначаване на всички цени на стоки и услуги, които се предлагат на потребители, в двете валути – лев и евро, в съответствие с чл. 15 от ЗВЕРБ (периода на двойно обозначаване на стоките и услугите). Периодът на двойно обозначаване на цените на стоките и услугите в евро и в левове започва един месец след датата на влизане в сила на Решението за приемане на еврото и приключва 12 месеца след датата на въвеждане на еврото в Република България. При двойното обозначаване на цените на стоките и услугите, цените в евро и левове се поставят в непосредствена близост, като се изписват ясно, четливо, недвусмислено и лесно разбираемо, с еднакъв шрифт, по начин, който не въвежда потребителите в заблуждение. Двете цени са придружени с изписване на съответната валута, отличителен знак или съкращение, позволяващи лесното им разпознаване. Предвидени са изключения от двойното обозначаване в чл. 15, ал. 3 от ЗВЕРБ, които обаче не освобождават търговците от задължението за ясно, четливо, недвусмислено и лесно разбираемо двойно обозначаване на цените на стоките и услугите по друг подходящ начин, който не въвежда потребителите в заблуждение.
4.9. Създаване на готовност за обявяване на общата крайна сума, която се заплаща от потребителя, в левове и евро, заедно с официалния валутен курс на лева към еврото, в издавания фискален/системен бон или в друг документ, регистриращ плащането. От датата на въвеждане на еврото в Република България всяко лице, което прима плащания, за които е задължено да издаде фискален/системен бон, е длъжно да ги регистрира и отчита в евро и центове.
4.10. Създаване на готовност за спазване на правилата на периода на двойно обращение на лева и еврото (с продължителност един месец от датата на въвеждане на еврото като законно платежно средство), регламентирани в чл. 25 от ЗВЕРБ, вкл. касаещи връщане на остатък при плащане, приемане на монети, рекламация на стока или услуга, при извършване на операции в брой с автомати, устройства и системи на самообслужване, включително без електрическо захранване.
4.11. Извършване на мониторинг на информационните системи с цел идентифициране на проблеми през първите месеци след преминаване към еврото.
V. Дейности по комуникация и обучение на служителите на предприятието
5.1. Информиране на доставчиците, клиентите и бизнес партньорите за измененията в работните процеси и услугите в периода на преход към въвеждане на еврото.
5.2. Предоставяне на ясна и точна информация относно начина, по който ще бъдат обработвани разплащанията в периода след въвеждане на еврото.
5.3. Организиране на обучения на служителите на предприятието, относно извършените промени в информационните системи и измененията в начина на работа с тях.
5.4. Изготвяне на (където е приложимо) кратки ръководства за служителите за работа с обновените информационни системи.
VI. Полезни връзки
6.1. Интернет страницата за въвеждане на еврото в Република България: https://evroto.bg/
6.2. Интернет страница на Министерството на финансите, секция „Пътят на Република България към Еврозоната: https://www.minfin.bg/bg/1578
6.3. Закон за въвеждане на еврото: https://dv.parliament.bg/DVWeb/showMaterialDV.jsp?idMat=224950
